Keliakialiitto, tietosuojaseloste

PAIKALLISTEN KELIAKIAYHDISTYSTEN JA KELIAKIALIITON JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE 25.5.2018 1. Rekisterinpitäjä  Keliakialiitto ry Hammareninkatu 7  33100 TAMPERE p. 03 2541 300  2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö  Jäsensihteeri Tuija Heliövuori Hammareninkatu 7 33100 TAMPERE p. 03 2541 322 jasenpalvelut@keliakialiitto.fi  3. Rekisterin nimi  Jäsenrekisteri  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste Yhdistyslain 11 § mukainen jäsenluettelo ja sen pitäminen Jäsenviestintä Jäsenlaskutus  Keliakialiitto ry pitää keskitettyä jäsenrekisteriä jäsenyhdistystensä puolesta. Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon sekä jäsenmaksujen perintään. Jäsenrekisteritietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun, tiedottamiseen jäsenille sekä tilastointiin ja toiminnan kehittämiseen. 5. Rekisterin tietosisältö (Mitä tietoja käsittelemme?) Jäsenistä kerätään ja tallennetaan seuraavia tietoja: Rekisteröidyn perustiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, äidinkieli Rekisteröidyn yhteystiedot: postiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite Paikallisyhdistys  Jäsenlaji  Jäsenyyden alkamispäivä  Jäsenyyden maksaja tai mahdollinen laskutusosoite, mikäli se on eri kuin kotiosoite Toiminta paikallisyhdistyksen ja Keliakialiiton luottamustehtävissä Ansiomerkit Suostumus sähköisen uutiskirjeen vastaanottamiseen. Suostumus jäsenen tietojen käytöstä tieteelliseen tutkimukseen, opinnäytetöihin tai markkinointiin 6. Säännönmukaiset tietolähteet (Mistä saamme tietoja?) Tiedot saadaan suoraan jäseniltä. Jäseneksi voi liittyä Keliakialiiton verkkosivujen kautta, puhelimitse, sähköpostitse, postittamalla jäseneksi liittymislomakkeen sekä tapahtumissa. 
Jatkuvasti tehtävään osoitepäivitykseen osoitteet tulevat suoraan Posti Oyj:ltä.  Jäsenet voivat itse päivittää omia tietojaan (mm. sähköposti, puhelinnumero sekä suostumus uutiskirjeen vastaanottamiseen sekä käytöstä tieteelliseen tutkimukseen ja markkinointiin) Keliakialiiton verkkosivujen kautta. 7. Tietojen säilytysaika (Kuinka kauan tietoja säilytetään?) Keliakialiitto on järjestänyt henkilötietojen käsittelyn tavalla, joka mahdollistaa henkilötietojen poistamisen tarpeen vaatiessa. Säilytämme tietoja jäsenyyden päättämiseen asti ja vain niin kauan kuin se on välttämätöntä lain mukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi.  Jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluessa siitä, kun Keliakialiitto on saanut tiedon jäsenen eroamisesta tai erottamisesta. Ilmoituspäivän ja poistamisen väliseksi ajaksi jäsenen tiedot muutetaan passiivisiksi eikä niitä pysty näkemään kuin Keliakialiiton jäsenpalveluista vastaava henkilö/vastaavat henkilöt. 8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  Gluteeniton elämä -lehden osoiteaineisto lähetetään Keliakialiiton toimesta lehtipainoon sähköisesti ja salattuna tiedostona. Gluteeniton elämä -lehti ilmestyy viisi (5) kertaa vuodessa. Osoiteaineisto sisältää seuraavat tiedot: jäsenen nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka ja jäsennumero. Henkilötietoja voidaan luovuttaa varainhankinnan osoitteellisiin lähetyksiin, kuten arpajaiskirjeisiin liittyen. Tiedot luovutetaan arpajaisten käytännöntoimeenpanijalle sähköisesti, salattuna tiedostona. Osoiteaineisto sisältää seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Jäsenen tietoja ei luovuteta Keliakiajärjestön ulkopuolelle ilman jäsenen suostumusta. Jäsenrekisteritietoja voidaan luovuttaa tutkimuskäyttöön, mikäli jäsen on antanut siihen suostumuksen. Jäsenen tietoja voidaan luovuttaa markkinointiin yhdistyksen hallituksen päätöksellä, mikäli jäsen on antanut siihen suostumuksen.  Rekisteritietoja ei luovuteta ulkomaille.  9. Rekisterin suojauksen periaatteet  A. Sähköiset tiedostot  Rekisterin käyttöoikeus on Keliakialiiton palveluksessa olevilla henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu rekisterin ylläpito tai jäsenviestintä. Näillä henkilöillä on rekisterin käyttöön tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat. Paikallisyhdistysten luottamushenkilöillä on oikeus nähdä oman yhdistyksensä jäsenten tiedot. Paikallisyhdistysten hallitukset voivat anoa kahdelle luottamushenkilöilleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolloin nämä luottamushenkilöt voivat hakea jäsenten tietoja rekisteristä oman yhdistyksensä osalta. Rekisteriä käyttävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Teknisesti rekisteri on suojattu palomuurilla. Rekisterin käyttöoikeuksien periaatteita ovat  1) Autentikointi: rekisterin ylläpitäjän luoma henkilökohtainen tunnus ja salasanapari tunnistautuminen ja rekisterin käsittely tapahtuu https- suojatulla sivulla  2) Authorisointi: rekisterin ylläpitäjä valtuuttaa muut rekisterin käyttäjät käsittelemään rajatuin käyttöoikeuksin heidän tarvitsemiaan rekisterin osioita  3) Jäsenrekisteritietojen käsittelystä kerätään automatisoidusti lokitiedot  
4) Jäsenrekisteri ostetaan SAAS-palveluna (sofware as a service) ulkopuoliselta toimittajalta 5) Jäsenrekisteriä käytetään laitteilta, joiden tietoturvasta on huolehdittu: laitteisiin kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja laitteiden tietoturva päivittyy automaattisesti. B. Manuaalinen aineisto  Aineistoa (esimerkiksi jäsenlistauksia ym.) säilytetään Keliakialiitossa lukitussa tilassa.  Paikallisyhdistykset käyttävät ensisijaisesti sähköistä jäsenrekisteriä. Mikäli yhdistyksellä on manuaalista aineistoa, säilytetään se lukitussa tilassa. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus (Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?) Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä viranomaiselle.  Rekisteröitynä sinulla on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa tietojesi käsittelyä.  11. Kehen voit olla yhteydessä? Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.  12. Tietosuojaselosteen muutokset  Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Keliakialiiton verkkosivuille (www.keliakialiitto.fi) asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 14.10.2019. 

https://www.keliakialiitto.fi/kuluttajat/keliakialiitto/tietosuojaseloste/